كل ما يخص الفواتير الإلكترونية الممتثلة والمتطلبات المحددة من قبل الهيئة

يجب على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية الامتثال إلزامياً للوائح الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية واختيار الحل التقني المتوافق لإنشاء وإصدار الفواتير الإلكترونية.

أنواع الحلول لامتثال الفاتورة الإلكترونية

الحلول التقنية للفواتير الإلكترونية (من منشأة إلى منشأة ومن منشأة إلى جهة حكومية): جميع الحلول التي يمكن استخدامها من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية و يتــم إصدارهــا غالبا مــن منشــأة الى منشـــأة أخـــرى أو من منشأة إلى جهة حكومية.

الحل التقني للفاتورة الإلكترونية المبسطة : يمكن للأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية استخدام جميع الحلول لإنشاء فواتير إلكترونية مبسطة للمعاملات الفورية التــي تتــم مــن منشـــأة إلــى فــرد. 

قــد يجمــع الحــل التقنــي المطابق للمواصفات والمتطلبات بيــن كلا النوعيــن مــن الفواتيــر (الفواتيــر الإلكترونيــة و الفواتير الإلكترونية المبسطة) و حينها يجــب أن يستوفي متطلبات الامتثال لــكل من النوعين أيضــاً. 

أمثلة الحلول لامتثال الفاتورة الإلكترونية

دعونا نلقي نظرة على أدوات إنشاء الفواتير المختلفة المصنفة حسب نوع المعاملة:

المعاملات التي تتم من منشأة إلى فرد

تسجيل النقدية (الكاشير) متصل بالإنترنت يتـم إصـدار الفواتير عبـر جهـاز تسـجيل النقديـة و يتـم الختـم علـى الجهاز نفسـه. يقوم الجهاز بإصدار الفواتير و تخزينها. الجهـاز قـادر أيضـا علـى الربـط مـع أنظمـة الفوتـرة الإلكترونيـة للهيئـة.
سجلات النقد الإلكترونية المتصلة بشبكة تعمل باستخدام تسجيل النقد التي تتصل بخادم سحابي. يستخدم هذا الخادم السحابي لتخزين جميع الفواتير الإلكترونية المبسطة الصادرة للإبلاغ عنها في غضون 24 ساعة على بوابة الهيئة

المعاملات التي تتم من منشأة إلى منشأة و من منشأة إلى فرد

يقوم برنامج تخطيط الموارد المؤسسية بإنشاء أو إصدار الفواتير الإلكترونية كإحدى وظائفه.
حلول التجارة الإلكترونية يتـم إصـدار الفواتير علـى منصـة التجـارة الإلكترونيـة المتصلـة بخـادم سـحابي أو خـادم محلـي و يجـب أن تتـم عمليـة الختـم بواسـطة الخـادم للفواتير الضريبية المبسطة. يتـم ختـم الفواتير الضريبية الإلكترونيـة بواسـطة بوابـة الهيئـة للربـط أثنـاء عمليـة الاعتمــاد

يتم ختم الفواتير الإلكترونية المبسطة لأدوات إصدار الفواتير هذه تلقائياً على السحابة أو الخادم المحلي المدمج مع الهيئة. من ناحية أخرى، تقوم بوابة الهيئة المتكاملة بختم الفواتير الإلكترونية أثناء عملية اعتماد الفواتير القياسية.
يقوم تسجيل النقدية (الكاشير) الافتراضي بإنشاء فواتير إلكترونية مباشرة على برنامج نقطة النهاية باستخدام أي من الأجهزة ذات الأغراض العامة مثل الهاتف الذكي أو الكمبيوتر الشخصي وما إلى ذلك.
الحلول السحابية – كما يوحي الاسم، فإنه يستخدم خادما سحابياً لإصدار أو إنشاء و حفظ و أرشفة الفواتير الإلكترونية.

ما هي الحسابات التي تعتبر غير ممتثلة للفواتير الإلكترونية؟

العديد من أدوات إنشاء الفواتير الأخرى لا تتوافق مع لوائح الامتثال للفواتير الإلكترونية الصادرة كما هو مذكور رسمياً. هذه بعض أدوات تطوير الفواتير التي لا تتضمنها الحلول التقنية المطابقة للمواصفات والمتطلبات:
أدوات تعديل النص.
برامج الإكسل أو البرامج المشابهة لها.
برامج مسك السجلات، ما لم تكن مزودة آليه متوافقة لإصدار الفواتير الإلكترونية.
طابعة فاتورة ورقية، ما لم تكن تصدر أيضا فواتير إلكترونية متوافقة.

خصائص الفوترة الإلكترونية الممتثلة

الاتصال بالإنترنت – يجـب أن تكـون جميـع الحلـول التقنيـة المطابقـة للمواصفـات و المتطلبـات قـادرة علـى الاتصال بالإنترنت لمشـاركة الفواتيـر مـع الهيئـة.
واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بالهيئة – يجـب أن تكـون الحلـول التقنيـة المطابقة للمواصفات والمتطلبات قادرة على الاتصال بواجهة برمجــة التطبيقــات التــي تنشرها الهيئــة لمشاركة الفواتير.
مانع التلاعب – يجــب أن تحتـوي الحلـول التقنيــة المطابقــة للمواصفات والمتطلبات آليات لمنع التلاعب التـي تمنـع أي تعديـل أو العبث بالفواتيـر أو الحـل التقنـي نفسـه، و يجـب أن تكـون قـادرة علـى تســجيل و اكتشــاف أي محاولات للتلاعب.
ميزة حفظ السجلات – يجــب علــى الأشخاص الخاضعين لأحكام لائحة الفوترة الإلكترونية الالتزام بمتطلبات حفظ السجلات الخاصة بالفواتير الإلكترونية و الإشعارات الإلكترونية والبيانات المرتبطة بهــا.
ميزات الحماية – يجب الالتزام بالامتثال للفاتورة الإلكترونية لاكتشاف و تسجيل أي نوع من العبث اليدوي أو التعديلات أو الأنشطة الضارة. كما يجب أن:
حماية الفواتير الإلكترونية و الملاحظات الإلكترونية من أي نوع من الحذف اليدوي أو غير المكتشف وأي نوع من التغيير.
تمكين الأشخاص الخاضعين للضرائب من حفظ وأرشفة الفواتير الإلكترونية بتنسيق إكس إم إل في جميع الأوقات، حتى مع عدم استقرار أو عدم وجود اتصال بالإنترنت.
تأكد من عدم وجود تسرب للبيانات أو فقدان للمعلومات أثناء قيام الأشخاص الدافعين للضرائب بإصدار فواتيرهم الإلكترونية.